Daha  iyi  bir  sunum  nasıl  yapılır…?  ( How  to  give  a  better conference talk…?)

Emily  Lakdawalla

(Kaynak: planetary.org)

“Sunum”… teknoloji-eğitim-pazarlama  dünyasında,  birkısmımızın-iş gereği- geçmişte  sıkça  yaptığı,  bir  kısmımızın  halen  yapmakta  olduğu,  bir  kısmımızın  da  yapmak  zorunda  kalacağı  (kaçınılamaz)  bir  görev…

Birçok  işte  olduğu  gibi, etkili/başarılı  bir  “sunum” yapmak  da  bir  sanat… Tabi,  bunu  bu  gözle  görebilecekler  için…  Kendisinden  istenen  sunumu  bir  angarya  görenler, zaten,  davayı  baştan  kaybedecektir…!

Emily  Lakdawalla,   ABD’deki  “Gezegensel  Derneği”  diye  adlandırabileceğimiz  “Planetary  Society”nin  ( planetary.org ) kıdemli  yazarlarından… Uzay  araştırmaları  konularında  yazılar  yazmakta, konferanslar  vermekte…

Planetary.org  sitesinde 6  Şubat  2018  tarihinde  yazdığı  bir  yazıda  bu  konuyu  ele  almış… “Daha  iyi  bir  sunum  yapma”  konusunu… Emily’nin  yazısının  özetini  aşağıda  verirken  bazı  kendi  katkılarımızı  da  parantez  içinde  ifade  ettik…

*

Sunum  hazırlarken / sunarken  izleyiciye  saygı  duymalı…  saygı  gösterilmeli…  İzleyicinin  her  birini  bir  birey  olarak  görmeli… Onların  zamanının  da sizinki  kadar  kıymetli  olduğunun  farkında  olunmalı… Onlara,  onlar  için  hazırlanmış  bir  sunum  yapılmalı…  İçinde  onları  ilgilendirmeyen  bölümler  mevcut  olan, herhangi  bir  sunumu  değil…!

Sunuma  hazırlanırken (sunumu  hazırlarken)  üzerinde  düşünülmesi  gereken  sorular…:

Bu  sunumu  kimlere  yapılacak…?

Dinleyiciler  hangi  bilgi  ve  ilgi  seviyesinde…? Dinleyiciler  belirli  bir  ihtisastan  değilse, onlara  daha  fazla açıklama  yapmak  gerekebilir… (Bu  arada,  konuyu gereğinden  fazla  “kısaltılmış  sözcüklerle”  ifade,  sadece,  iyi  bir  “sunumcu”  olmadığınızı  gösterecektir…!)

İyi  bir  sunumcu, konuyu  her  seviyedeki  dinleyiciye anlatabilendir… Sunduğunuz  konu  nasıl  bir  yenilik  getirmekte…? Dinleyicilere  nasıl  bir  avantaj  sağlayacak…? (Yeni  ürünü  tanıtırken, asla,   eski  ürünü  kötülenmemeli…!)

Sunumda  yeni  bir  kısaltmanın / sözcüğün / kavramın  kullanılması  gerekecekse, onun  yerleşik  veya  anlaşılır  ifadesi  de arkasından   hemen  söylenmeli… Bu  açıklama  gereken  yerlerde  tekrar  edilmeli… (Türkçe  ifadeler,  asla, İngilizce  kısaltma  halinde  kullanılmamalı…!  Bu,  yabancı  dili  ne  kadar  iyi  bildiğinizi  değil, ne  kadar  “Türkçe-özürlü”  olduğunuzu  gösterecektir…!  )

Dinleyicinin neleri  öğrenmesi  isteniyor…?

Dinleyiciye  öğretmek  istenilen   şeye / şeylere  odaklanmalı… Dinleyici  gereksiz  ayrıntılarla (örnek  olarak,  aşırı  “anı”  anlatımlarıyla) yormamalı…!

Ne  kadar uzun  süreyle  konuşulacak…?

Konuşma / sunum  zamanı  iyi  bilinmeli, iyi  planlanmalı…(Gereken  durumlarda  sunum-zamanlama   provası  yapılmalı… Sunumun  kopyasının  dinleyicilere  elden  verilip  verilmeyeceği, verilecekse, sunumda  değinilmeyecek  bazı  ayrıntılar  mevcut   olacaksa,   sunumun  başında  mutlaka  söylenmeli… )

Zaman  planlamasına  uymak  için  konuşma  hızını  artırmak  yerine,  kritik  hususları  vurgulamaya  odaklanılmalı…Dinleyicinin  ilgi  düzeyini  gözleyerek, konuşma  gerektiğinde, basitleştirilmeli… Gereğinden  fazla  tekrarlar  yapılmamalı…  Konuşma  zamanı, asla, fazla  aşılmamalı…!  (Özellikle de, yemek  saatinden  önce  yapılacak  sunumlarda…!)

Sunumda  dinleyicilerin  sorularına  ne  zaman  cevap  vereileceği planda  belirtilmemişse,  konuşmanın  başında  belirtilmeli… Sunumdaki soru-cevap  zamanı  planlamasına mutlaka  uyulmalı… Dinleyicilerin  sorularına  yeterli  ilgi  gösterilmeli… (Ancak, soru sorar  görünecek  hiçbir  dinleyicinin-  sunumunuzun  içinde-“karşı / gizli / plansız  sunum”  yapmasına  izin  verilmemeli…!  Diğer  bir  ifadeyle, “sazı  eline  alıp”  sizin  sunumunuzu  “katletmesine”  izin  verilmemeli…; bu  konuda  pasif  davranılmamalı…!  Kibarca  ve  sözler  sertleştirilmeden,  konuşma  yönetiminin   sizde  olduğunu  ima  etmekten  kaçınılmamalı…)

Birden  fazla  sunumun  yapılacağı  ortamlarda / planlamalarda,  sonraki  sunumun   zaman  dilimine, asla,  sarkılmamalı…!

Hangi  görselleri  kullanılacak…?

Konuşma  esnasında  ekranda / perdede  gösterilecek  görüntüler (slide) sunumu  zayıflatıcı  (dikkat  dağıtıcı)  değil, güçlendirici / dikkati  toplayıcı  olmalı…! (Okunma /izlenme  problemi  olacak  yazılar,  sayılar,  şekiller, ayrıntılar  sadece, dikkat  dağıtmaya  yarayacaktır…!)

Sunum  esnasında  yaşanabilecek  bilgisayar / gösterici  “gösterim  hatası”  için  hazırlıklı  olup, hiç  bir  görüntü  gösteremeden  de  sunum  yapılabilmeli…!

Söylenmesi  planlanan  sözlerin  tamamını  ekranda  göstermek  iyi  bir  yöntem  değildir…Sunumu  açıklayıcı / destekleyici  bilgilerin elden  dağıtılacak  sunumlarda  sayfa  altında gösterilmesi  düşünülmeli…

Dinleyicinin  aynı  anda  konuşmacıyı  dinlemek  ve  ekrandakini  okumak zorunda  kalması , genelde, keyif  kaçırıcı  bir  durumdur…!  Ekrandakinin  tamamını  okuyarak  sunmak  da çok  sevimli  bir  yöntem  değildir…!  Kısaca,  ekranda  gösterilecek  yazılar  “gerektiği  kadar”  olmalıdır… Daha  fazlası  değil…!

Dinleyicilerle  göz  temasının gerekli  görüldüğü  yerlerde  boş  ekranlar / yansılar  da  kullanılabilmeli…

Sunumun  son  yansısında  sadece, “Sorular”  sözcüğü  yerine,  sunumu  yapanı  tanıtan  kısa  bir  ifadenin  yer  alması  uygun  olacaktır… Sunumun son  yansısında, ayrıca,   izleyicinin  ihtiyaç  duyması  halinde  kullanabileceği  bir  mesaj  adresi  de  verilmeli…

Sunum, izleyicilerin  ayırdıkları  zaman  ve gösterdikleri  dikkat  için  teşekkür  edilip, varsa  soruları  cevaplanabilir…

Sunum  hazırlanırken, olası  detaya-yönelik  sorular  için “destek  yansıları”nın  da  hazırlanması  düşünülmeli…

Sunuma  nasıl  hazırlanmalı…

Sunum  yapılmadan  yeterli  bir  süre  önce,  zaman  kullanımı, ifadelerin  anlaşılabilirliği,…  hususlarında,  iş  yerinde  (mesai  arkadaşlarına)  ve/veya  evde  konuşma  provası  yapılması  utanılacak  bir  şey  değildir… (Esas  utanılması  gereken  husus, bu  imkan  varken,  bunun zamanında  kullanılmamasıdır…!)

Vurgulanmak  istenen  ifadelerin, geçtiği  yerde  veya  gerekli  görülecek  diğer  yerlerde  tekrar  söylenmesinde  sakınca  olmayıp, ifadenin  altının  çizilmesi  sonucunu  doğurur…

Birçok  beceride  de  olduğu  gibi, daha  iyi  sunum  yapma  tekrarla  kazanılabilecek  bir  yetenektir… Sunumun  her  saniyesinde  birşeyler  söylemek  zorunlu  değildir… Aksine, vurgulanmak  istenen  hususların  sonunda  birkaç  saniye  sessiz  kalmak, izleyenin  söyleneni / gösterileni  daha  iyi  anlamasına  katkıda  bulunur…

Sunuma “bir  telaşla”  başlanmamalı,  bilgisayar kontrolu  ve/veya  ekran /perde-yansı   kontrolu  için  birkaç  saniye  harcamak   sorun  olmaz… (Ekran  kontrolu  yapmadan  sunuma  başlamak problem  yaratabilir… İlk  yansının  ekranda /  perdede  olduğundan  emin  olunmalı… Laptop-Gösterici  arasında iletişim   kopukluğu  oluşması  durumunda  kimden  yardım  alınabileceği  önceden  planlanmalı; öğrenilmeli…!)

Sunumun  renklendirmesinde  ortalama  bir  vatandaşın  yeterli  seviyede  algılayabileceği koyulukta  ve  netlikte  renkler  kullanılmalı…(Renklendirmelerde   “fazla-sanatsal”   yaklaşım  beklenen  katkıyı  sağlamayabilir… Sunum  perdesindeki / ekranındaki  görüntünün kalitesinin  PC  ekranındakinden  çok  daha  düşük / silik  olacağı  unutulmamalı…!   Bu  sunumların, daha  sonra  yapılacak  kağıt  baskısının  da okunabilir  olma  ihtiyacı  hesaba  katılmalı…!)

Sunum  hazırlanırken, başlangıçta  kullanılan  yansıların  bir  kısmının, sunumun  sonraki  kontrollarında  elimine  edilmesi  gerekebilir… (Bu, sıkça  karşılaşılacak  bir  durumdur… Önemli  olan, “ne  az …ne  de  fazla”  prensibine  olabildiğince  uyulmasıdır… Ek  olarak  verilecek  bilgiler  sunumun  sonuna  atılmalıdır…)

Sunum  içinde  video  gösterilecekse,  sunumdan  önce, bunun  çalıştığının    mutlaka  testi  gerekir…(Aksi  halde   “Murphy  Kanunu”  geçerli  olacaktır…)

Sunum   esnasında  sözlerini  unutmaktan  korkacaklar, yansılarının  başına  konuyu  hatırlatan  başlıklar (ve  cümleler)  eklemeyi   unutmamalı…!

Sunumda  ne  mi  giymelisiniz…?

Süphesiz,  ortamın  “resmiyetiyle”  uyumlu  bir  kıyafet… Koyu  renkler  her  zaman  kurtarıcıdır… Yazın  bile….!

 

 

Yararlanılan  Kaynak:

http://www.planetary.org/blogs/emily-lakdawalla/2018/0206-speak-your-science.html